L’esigenza di gestire al meglio ed ottimizzare le risorse umane, tecniche e finanziarie di cui l’impresa dispone è sempre stata una necessità della direzione aziendale, spesso pretesa e richiesta all’area controllo di gestione. L’avvento della digitalizzazione e dell’intelligenza artificiale crea ancor più pressione sui responsabili della programmazione e del controllo aziendale che devono ormai essere in grado di organizzare ed analizzare in tempo reale l’enorme quantità di dati aziendali per poter suggerire alla direzione le migliori azioni da intraprendere per l’ottimizzazione delle risorse; in altri termini con l’implementazione di un efficiente sistema di controllo di gestione chi gestisce l’impresa deve sentirsi maggiormente consapevole di quanto sta accadendo all’azienda, più pronto ad identificare le variabili su cui intervenire, più informato sulle conseguenze delle decisioni che è chiamato a prendere.
Sotto quest’ottica, due sono i fronti sui quali gli strumenti di controllo devono fare luce: l’ambiente interno, rispetto al quale esso deve favorire il buon funzionamento dell’organizzazione e il suo corretto procedere rispetto agli obiettivi, e l’ambiente esterno, rispetto al quale esso deve favorire la tempestiva percezione delle minacce e delle opportunità che si profilano e l’identificazione delle risposte più appropriate e convenienti che l’azienda può esercitare.
Chi dirige un’azienda ha, quindi, bisogno di un sistema di controllo inteso come un insieme d’informazioni che permettano di essere costantemente consapevoli dell’effettiva qualità di funzionamento della macchina aziendale. A tale fine il sistema di controllo deve imperniarsi essenzialmente su:
1 ) tecniche in grado di rilevare con precisione e tempestività l’effettiva risultanza della gestione;
2) obiettivi che definiscano quali valori dovrebbero assumere le diverse variabili perché la gestione possa essere considerata soddisfacente;
3) un sistema di reporting che segnali con chiarezza e tempestività su quali variabili e in quali ambiti organizzativi si sta producendo un disallineamento tra obiettivi e risultati e permetta quindi di intervenire in modo mirato dove è più urgente e prioritario.
Il punto tre, che ai più appare una fase ovvia, è spesso la più complessa ed articolata, poiché, per essere efficace, richiede il connubio indissolubile tra teoria e pratica e tra tecniche e tecnologie.
La fase del Reporting è, infatti, la cerniera tra il sistema informativo ed il controllo direzionale e deve rilevare con tempestività il sorgere di problemi nelle aree critiche della gestione e permettere la valutazione e l’ottimizzazione delle risorse rispetto agli obiettivi prefissati.
E’ fuori di dubbio che la reportistica studiata ed individuata dal controller deve presentare alcune caratteristiche fondamentali quali l’attendibilità delle informazioni, la facilità di lettura e la tempestività con la quale le informazioni devono essere rese disponibili, il che si può raggiungere solo attraverso il miglior uso possibile dei dati e delle informazioni disponibili. Ecco che, allora, diventano sempre più importanti per migliorare la competitività delle aziende e l’ottimizzazione delle risorse, l’analisi e la conoscenza approfondita delle diverse aree aziendali con l’utilizzo delle tecniche di data warehousing, cioè di software gestionali integrati, e delle applicazioni di Business Intelligence.
Con una maggiore integrazione tra tecniche gestionali e tecnologia a supporto si è in grado di fornire report sull’efficienza dei processi stessi e, quindi, più in generale, sulla capacità dell’impresa di tradurre le sue scelte in prestazioni di business. In altre parole si tratta di poter valutare le performance dell’azienda sotto le più differenti sfaccettature.
Il sistema di reporting non può essere pensato, progettato e realizzato senza valutare quale sistema informativo direzionale è implementato in azienda. Tale sistema può definirsi come il meccanismo che raccoglie, archivia e mette a disposizione le informazioni necessarie per:
svolgere, in modo informatizzato, alcune attività di base per il funzionamento dell’impresa;
disporre d’informazioni a supporto sia delle decisioni strategiche che di quelle di gestione operativa;
effettuare un’attività di controllo economico ed operativo non solo a posteriori rispetto allo svolgersi della gestione, ma anche un controllo antecedente, grazie alla disponibilità di modelli di simulazione a supporto delle decisioni.
spesso, purtroppo, alcune evidenti criticità aziendali quali gli scarsi investimenti nelle nuove tecnologie, il personale spesso impreparato per svolgere correttamente il proprio ruolo e scarsamente motivato a perseguire obiettivi di qualità della prestazione piuttosto che di profitto, l’eccessiva attenzione solo alla riduzione dei costi di fornitura che si traduce spesso in una minor qualità del prodotto/servizio, la competenza non adeguata della proprietà/direzione e la resistenza al cambiamento, possono rendere poco efficace il reporting aziendale.
Per superare le suddette criticità negli ultimi anni si è assistito alla progressiva diffusione dei sistemi di Business Intelligence (BI) a supporto dei processi di controllo delle prestazioni aziendali e di decisione manageriale. Generalmente i suddetti sistemi risultano maggiormente diffusi nelle funzioni vendite e marketing e nel controllo di natura economico-finaziario, ma sono e devono essere certamente efficaci ed idonei per tutte le funzioni aziendali.
L’applicazione dei sistemi di Business Intelligence favorisce l’ottimizzazione delle risorse aziendali e produce importanti vantaggi che possono essere riassunti come segue:
rilevanti economie di scala in quanto i costi d’esercizio e di gestione del sistema informatico aumentano in modo meno che proporzionale all’aumentare della dimensione del sistema e della sua capacità produttiva;
importanti economie di scopo poiché più unità organizzative possono utilizzare e condividere gli stessi sistemi per la produzione congiunta d’informazioni e, di conseguenza, il costo unitario di produzione dell’informazione tende a diminuire, riducendo, oltretutto, la ridondanza dei dati;
inoltre, si riducono i tempi di trasmissione e di comunicazione delle informazioni all’interno della struttura aziendale.
significative economie d’esperienza in quanto le informazioni utilizzate dagli utenti vengono realizzate a costi medi unitari decrescenti con un rilevante incremento d’efficienza nell’apprendimento;
L’utilizzo sempre più frequente dei sistemi di Business Intelligence non ha più quale obiettivo principale solo quello di misurare i risultati e quindi rilevare l’effetto economico-finanziario di una decisione, ma, non potendo prescindere dalla necessità di indagare le cause dei risultati aziendali ottenuti, siano essi positivi o negativi, ha anche quello di individuare indicatori che permettano di ricostruire la catena causa-effetto di un fenomeno aziendale.
Ne consegue la necessità per l’organizzazione aziendale di impostare la propria realtà non solo per funzioni, ma, soprattutto, per processi, con una chiara visione orizzontale dell’azienda. Da un punto di vista organizzativo, inoltre, i sistemi di Business Intelligence contribuiscono a migliorare la comunicazione e le relazioni interaziendali, riconciliando prospettive aziendali differenti, creando un’unica base dati certificata a cui attingere, standardizzando i processi di pianificazione, programmazione e controllo aziendale.
Tutti fattori questi che concorrono indiscutibilmente ad ottimizzare la gestione delle risorse contribuendo alla generazione di flussi di cassa positivi a condizione che cultura e strumenti idonei trovino la loro corretta implementazione in azienda.
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