La digitalizzazione della Funzione ACQUISTI

La funzione ACQUISTI  è caratterizzata da tutte quelle attività relative all’acquisizione di beni e servizi ed al conseguente pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori.

I principali rischi di errore propri della funzione in esame sono da ricercarsi nella mancata rilevazione delle passività certe sorte a fronte di obbligazioni esistenti, nell’errato cut-off degli acquisti,  nella non corretta rilevazione dei costi o, infine, nell’inesistenza delle passività.

Le fasi classiche relative al processo inerente gli ACQUISTI possono essere sintetizzate nell’ordine seguente:

I rischi operativi propri della funzione ACQUISTI sono riferibili a diversi fattori, quali:

Di seguito si espone un caso tratto dalla realtà operativa di un ufficio ACQUISTI, evidenziando le soluzioni raggiunte con l’applicazione di un sistema facile e flessibile di Business Intelligence.

Il caso completo è stato suddiviso in 4 parti, riprendendo la struttura del progetto realizzato con la collaborazione di Roberto Ghirelli (Responsabile Acquisti di azienda settore automotive) ed Emiliano Scaruffi (Consulente BizTool).

In dettaglio:

Parte 1 - costruzione dell’indice di puntualità

Esigenza

L’esigenza emersa presso l’ufficio ACQUISTI era quella di valutare il parco fornitori in relazione alla puntualità delle consegne, elemento qualitativo ritenuto critico per il corretto svolgimento della fase produttiva, oltremodo danneggiata dalla mancanza di particolari necessari durante la fase del montaggio.

Progetto

La valutazione della puntualità delle consegne si è basata sulla definizione delle seguenti metriche, calcolate con riferimento ad un periodo di osservazione definito (solitamente il mese):

Circa l’Indice di Puntualità pareva immediato derivare l’informazione dalle righe dell’ordine evase, ma non risultava altrettanto immediato la definizione dell’indice stesso.

In particolare si aprivano 2 scenari:

Nella fattispecie la decisione si è basata non tanto sul valore del materiale in ritardo, quanto sull’impatto che questa mancanza potesse determinare sull’evasione della commessa nel suo complesso, quindi si è ritenuto di muoversi in una configurazione a peso equivalente, ovvero pesando ogni riga di ordine nello stesso modo.

Sulla base della medesima logica i giorni di ritardo sono stati combinati pesando identicamente i ritardi delle diverse righe di ordine evase. Una consegna anticipata si è definito avere ritardo pari a zero: un ritardo negativo avrebbe generato una compensazione dei ritardi per consegne in anticipo, situazione non accettabile.

Una problematica emersa nel conteggio dei giorni di ritardo è stata quella di tenere in debito conto le chiusure aziendali o le festività, che non andassero a penalizzare ingiustamente la prestazione: a tale scopo i giorni sono stati calcolati sulla base di un calendario dei giorni lavorativi aziendali.

Un ulteriore elemento da tenere in considerazione per rilevare informazioni realistiche e coerenti è risultato essere mantenere il sistema qualora intervengano in fase di evasione ordine variazioni ai termini di consegna definiti in fase di emissione ordine, soprattutto nel caso in cui un ordine venga congelato o posticipato.

La data di riferimento per tutte le elaborazioni si è stabilita essere la data confermata, campo che può essere anche rettificato qualora il ritardo derivi da una precisa richiesta del cliente.

Reportistica

Completata la costruzione del motore algoritmico per il calcolo giornaliero dell’indice dei vari fornitori, ci si è concentrati sulle modalità di rappresentazione delle informazioni medesime e sulla attivazione di alert che facilitassero il trattamento delle situazioni più problematiche.

Si è definito allora di costruire in prima istanza le seguenti viste grafiche, tutte complete della funzione di drill down che permette con un click sulla colonna o sul punto di interesse, di aprire ulteriori viste tabellari parzializzate che permettano di arrivare sino alle righe d’ordine corrispondenti.

Scatter Plot

Definito con le seguenti impostazioni:

La situazione ideale sarebbe quella di tendere ad una alta correlazione tra puntualità e fatturato, effetto di una politica basata sul privilegiare i fornitori che mi garantiscono maggiore precisione nelle consegne.

In aggiunta ad una vista complessiva, è stata aggiunta una tendina per parzializzare fornitori appartenenti ad una stessa classe merceologica per rendere ancora più evidenti situazioni anomale e possibili azioni correttive, come ad esempio spingere su fornitori ad alta puntualità e basso fatturato.

Andamento Fornitore

Nell’istogramma seguente è possibile visualizzare, scegliendo il singolo fornitore, l’andamento delle consegne mese per mese, stratificate tra consegna puntuale e in ritardo.

Tabella Riassuntiva

In questa vista tabellare i vari fornitori possono essere visualizzati, ordinati, filtrati secondo le esigenze di analisi con tutti i campi di interesse, inclusi in questo caso anche indicazioni a valore.

In particolare al termine di questa prima fase è stato possibile avere una prima gestione della puntualità e gettare le basi per le attività successive di perfezionamento.

Nei successivi post saranno sviluppate le altre fasi del progetto, ovvero: