Premessa
Questo post è il seguito del precedente pubblicato qui, riprendendo la struttura del progetto realizzato con la collaborazione di Roberto Ghirelli (Responsabile Acquisti di azienda settore automotive) ed Emiliano Scaruffi (Consulente BizTool).
Nella prima parte del post è stato descritto il processo di definizione delle metriche di controllo, ovvero
- Indice Puntualità, ovvero % di consegne entro i termini rispetto al totale delle consegne del periodo
- Giorni medi di ritardo, ovvero media in giorni del ritardo del periodo.
e la costruzione del primo set di Report di controllo, finalizzati alla visualizzazione delle metriche medesime.
Esigenza
Come tipicamente avviene nei processi di implementazione di sistemi di Business Intelligence, la definizione dei primi sensori di monitoraggio di un processo determina da subito nuove ulteriori istanze, inizialmente non previste. Logica che volgarmente viene detta “l’appetito vien mangiando” ma che nasconde invero il nobilissimo processo di acculturamento che consente una visione sempre più profonda e di conseguenza l’emergere di necessità sempre più specifiche e strategiche.
Nella fattispecie sono emerse le seguenti ulteriori necessità:
- rilevare il trend del fornitore da un periodo all’altro, per monitorare l’efficacia delle azioni correttive implementate.
- produrre una reportistica periodica indirizzata ai vari fornitori che riassumesse in modo automatico l’andamento mensile globale e che permettesse al fornitore medesimo di avere un feedback mirato in relazione al suo stato.
Questi due elementi si possono ricondurre a fasi del metodo del PDCA, tipico anche dei sistemi di Gestione della Qualità, che di fatto un sistema di Business Intelligence aiuta ad implementare in azienda. La costruzione delle metriche è un tassello fondamentale infatti del processo di miglioramento continuo che passa dalla:
- definizione di azioni correttive e di miglioramento (Plan)
- dalla loro attuazione (Do)
- dal monitoraggio della loro efficacia (Check)
- dalla decisione circa la loro standardizzazione o circa la ripetizione del ciclo in caso di inefficacia (Act).
In questo caso la finalità ultima della attività è appunto ridurre il rischio di ritardate consegne da parte dei fornitori per evitare problematiche a valle sulla produzione interna e quindi sul rispetto delle consegne ai clienti. Pertanto il processo di miglioramento della puntualità parco fornitori non può che passare da un analisi di trend (per verificare appunto i miglioramenti nel tempo) e il coinvolgimento del fornitore medesimo, affinchè l’attività non risulti solamente una sterile presa di coscienza dello stato dei ritardi, ma diventi una leva operativa per il miglioramento del processo.
Progetto: Calcolo Trend Fornitori
Circa la frequenza del monitoraggio, si è ritenuto in prima battuta di considerare il mese, per avere comunque una quantità minima di consegne su cui avesse un senso fare una valutazione statistica.
Si è dunque definito in primo luogo una batteria di 3 indicatori che valutassero la performance dell’ultimo mese di consegne in relazione a:
- mese precedente
- trimestre precedente
- semestre precedente
Matematicamente viene calcolato ogni giorno l’Indice di Puntualità relativo a
- consegne mese corrente, IPmc
- consegne mese precedente, IPmp
- consegne trimestre precedente, IPtp
- consegne semestre precedente, IPsp
quindi vengono calcolate le variazioni
- Mese su Mese (Vm ≡ IPmc/IPmp)
- Mese su Trimestre (Vt ≡ IPmc/IPtp)
- Mese su Semestre (Vs ≡ IPmc/IPsp)
che si traducono nei tre indicatori visuali che rendono sia nella forma (triangolo basso, triangolo alto, simbolo uguale) sia nel colore (rosso, verde, giallo) l’esito del raffronto.
La scelta di rappresentare 3 livelli di raffronto discende dalla necessità come si diceva di monitorare il trend del fornitore, non solo nel brevissimo (mese su mese), ma anche con un respiro temporale più ampio, che tra l’altro scavalli anche nell’anno precedente (nei primi mesi dell’anno) per avere comunque una continuità di misura che non si limiti all’esercizio contabile corrente.
E’ evidente che il primo giorno del mese corrente tutti gli indicatori saranno gialli non avendo ancora alcuna consegna effettuata, quindi non essendo possibile il calcolo dell’indice mese corrente, tuttavia col passare dei giorni i dati inizieranno a differenziarsi e a stabilizzarsi sempre più andando verso il fine mese, potendo contare su un campione statistico di consegna più ampio.
Il sensore poi include ulteriori campi informativi che completano la valutazione del fornitore, ovvero:
- numero consegne puntuali, in ritardo, totali
- valore consegne puntuali, in ritardo, totali
- indice di puntualità YTD
- giorni medi ritardo YTD
- indicatore LED semaforico indice YTD
- commento di tend
- commento di indice
- commento di giorni
Nella vista standard non tutti i campi saranno resi visibili, tuttavia la visibilità è facilmente attivabile a salvabile nel caso dall’interfaccia utente in due modalità:
- stabilmente, nella vista standard associata al sensore
- limitatamente ad una vista specifica, costruita per finalità particolari (ad esempio per la costruzione dei Report Commento descritti in seguito)
Progetto: Costruzione Report Fornitori
Come anticipato, per la chiusura di questo step del progetto si rende necessario generare una reportistica mensile in grado di soddisfare i seguenti requisiti:
- automatismo
- trasmissione della performance e dell’andamento
- semplicità di lettura
- trasmissione dell’apprezzamento per impegno di miglioramento
Per raggiungere tali obiettivi si è ritenuto di combinare opportunamente le metriche disponibili definendo diverse dimensioni di valutazione indipendenti in grado di posizionare il fornitore in modo completo e di tradurre l’analisi in un commento che fosse customizzato e non generico per tutti, allo scopo di rinforzare l’interpretazione dei dati trasmessi.
In primo luogo si è cercato di segmentare le rilevazioni delle metriche Indice Puntualità YTD e Giorni Medi YTD, associando opportuni commenti.
In pratica:
- Indice Puntualità YTD, ovvero lo stato di puntualità da inizio anno al mese di analisi
- sotto 30% ⇒ Commento: ”Urgente migliorare il rispetto della data consegna. Non sono accettabili consegne sempre in ritardo. Informateci tempestivamente delle azioni che andrete a intraprendere per ottenere obiettivo di miglioramento.”
- da 30% a 50% ⇒ Commento: ”Il rispetto delle consegne non è sufficiente: occorre investire per migliorare le performances. Informateci tempestivamente delle azioni che andrete ad intraprendere per ottenere obiettivo di miglioramento.”
- da 50% a 80% ⇒ Commento: ”la performance non è sufficiente: occorre impegnarsi per migliorare la percentuale di rispetto date consegna.”
- da 80% a 95% ⇒ Commento: ”tutto ok”
- oltre 95% ⇒ Commento: ”tutto ok, ottimo!!”
- Giorni Medi YTD, ovvero la qualità della puntualità da inizio anno al mese di analisi
- entro 2gg ⇒ Commento: ”OK”
- da 2gg a 10gg ⇒ Commento: ”ritardo medio non accettabile, occorre intraprendere azioni per fare in modo di rispettare le consegne.”
- oltre 10gg ⇒ Commento: ”ritardo medio grave e va immediatamente ridotto, occorre intraprendere azioni per fare in modo di rispettare le consegne.”
Quindi si è provveduto a dare conto del commento legato all’’ Indice di Trend costruendo tutte le possibili combinazioni di performances mese, trimestre, semestre e definendo il commento più opportuno.
Alcuni esempi:
- Mese=Rosso, Trim=Rosso, Sem=Rosso ⇒ “Tutti i trends sono in calo ed è molto preoccupante. Occorre prendere immediatamente provvedimenti per invertire il trend.”
- Mese=Verde, Trim=Rosso, Sem=Rosso ⇒ “Trend ultimo mese positivo. Purtroppo trend trimestrale e semestrale negativi. Questo vuol dire che l’ impegno paga e vi state sforzando di migliorare. Occorre però perseverare e avere costanza nel tempo nel cercare di migliorare ogni mese.”
- Mese=Verde, Trim=Verde, Sem=Rosso ⇒ “Bene, lo sforzo di miglioramento del trend è visibile. Questo vuol dire che migliorare è possibile e ne state dando prova venendo da un semestre negativo. Non abbassate la guardia.”
- Mese=Verde, Trim=Verde, Sem=Verde ⇒ ”Molto bene, i vostri sforzi di miglioramento sono visibili ad apprezzati. L'impegno profuso è visibile e confermato. Ottimo lavoro.”
- ecc ecc ….
In una versione successiva dell’algoritmo si è provveduto a combinare l’analisi di trend dell’indice di puntualità con il valore medesimo dell’indice YTD. Questo per evitare situazioni anomale come la seguente:
Indice Puntualità YTD = 98%
Indice di Trend (Mese=Rosso, Trim=Rosso, Sem=Rosso)
Sulla base della iniziale impostazione si sarebbero generato i commenti contraddittori:
- Indice YTD: ”tutto ok, ottimo!!”
- Trend Indice: “Tutti i trends sono in calo ed è molto preoccupante. Occorre prendere immediatamente provvedimenti per invertire il trend.”
Per ovviare a questo problema si è legato il commento di trend al valore dell’ indice YTD … in particolare, in riferimento all’esempio di cui sopra, si è provveduto a mantenere un commento di trend “tutto OK” per andamento dell’Indice YTD comunque al di sopra del 90%.
Progetto: Esempio Report Fornitori
I 3 report definiti per l’invio automatico mensile ai fornitori sono esemplificati di seguito e rappresentano:
- Report Commento, ovvero il commento complessivo dell’andamento del mese tradotto nei commenti sull Indice YTD, sui giorni YTD e sul trend.
- Grafico Trend, ovvero un grafico a doppia scala con l’indice di puntualità e il numero di consegne complessive mese per mese,
- Tabella Trend, ovvero una tabella che esprime mese per mese l’indice di puntualità, il numero di consegne complessive, il valore delle consegne, i giorni medi di ritardo, ecc
Report Commento
Grafico Trend
Tabella Trend
Conclusione
A valle di questa fase il monitoraggio e la gestione del miglioramento della puntualità delle consegne fornitori sono sotto controllo.
Restano due aspetti importanti da integrare che saranno sviluppati in successivi post: Portafoglio e Qualità.
Portafoglio
L’algoritmo costruito per la gestione del ritardo di consegna si basa sugli ordini evasi. Quello che manca per avere un quadro completo è la situazione del portafoglio, ovvero degli ordini in corso, tra cui possono essere presenti ordini ancora non scaduti, ma anche ordini già in ritardo. Per avere una visione completa occorre integrare nell’analisi anche tale informazione.
Qualità
Tutta l’analisi si basa sulla puntualità delle consegne, ma prescinde completamente dalla qualità delle stesse, che non è un elemento certo secondario.
Considerando anche che l’azienda in questione ha la certificazione qualità ISO 9001 e che rileva e gestisce Rapporti di Non Conformità ai fornitori, un ulteriore elemento di miglioramento dell’analisi è costituito dall’integrazione delle informazioni gestite dal Sistema Qualità.
Questo passaggio consentirebbe inoltre 2 aspetti:
- valorizzare il patrimonio informativo generato dal Sistema Qualità
- consentire al Sistema Qualità di potere integrare le elaborazioni operative per l’attività sistematica di Valutazione dei Fornitori
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