IL BUDGET NELL’ERA DIGITALE

L’esigenza di impostare  meccanismi per realizzare un’efficace attività direzionale, che svolga il compito di monitorare i risultati delle scelte strategiche coerenti con gli obiettivi prefissati, con l’organizzazione aziendale e con le risorse di cui si dispone per affrontare un contesto ambientale competitivo è tanto più sentita quanto più spirano rilevanti i venti del cambiamento.

La digital disruption si sta affermando come un potente motore di cambiamento per tutte le aziende, imponendo un ripensamento repentino del modo di stare sul mercato anche per le piccole e medie imprese attive nei settori tradizionali dell’economia. La disruption digitale trasformerà ogni aspetto di un prodotto o servizio, rivoluzionando i processi fondamentali che governano partnership, raccolta dati, fissazione dei prezzi, gestione delle risorse umane e dei capitali.

Oggi la tecnologia incentiva la disintermediazione nella vendita di prodotti e servizi e crea  un unico mercato su scala mondiale. Ecco perché questo tema riguarda tutti gli operatori di business e non solo quelli più esposti sul fronte IT. La disruption digitale non si rivolge solo alle aziende innovative in grado di accumulare ingenti capitali necessari per sviluppare un numero limitato di idee; ne si indirizza  solo alle imprese che, dotate di certo ammontare di capitali, possono far emergere le loro idee segretando le informazioni.

La disruption digitale accelera ogni processo sfruttando strumenti digitali che sono a disposizione nel web di chiunque voglia usarli. Il fiorire di start-up in tutti i settori accresce la concorrenza, abbatte le barriere, mentre per le imprese già da tempo sul mercato non è facile la conversione verso i nuovi paradigmi. Occorre coinvolgere le persone nel cambiamento, ripensare l’organizzazione e i processi sin dalle fondamenta.

Molte aziende, di grandi e piccole dimensioni, presenti da tempo sul mercato non perseverano con ostinazione sulla strada dell’innovazione. I trend che si stanno affermando nel campo dell’innovazione sono diversi, ma certamente è di indubbia rilevanza quello relativo ai Big Data, con soluzioni software che permettono di analizzare l’enorme quantità di informazioni e dati con i quali ogni azienda quotidianamente si confronta per interpretarli e fornire indicazioni concrete per il business.

Se poi consideriamo che l’attuale sistema sociale, economico e politico è caratterizzato da rilevanti cambiamenti che stanno provocando dubbi e paure che si estrinsecano in una importante frenata dell’economia reale e di una visione macro economica deflattiva, a cui aggiungere il continuo mutamento delle condizioni ambientali e dell’innovazione tecnologica, si intuisce più efficacemente la necessità dei responsabili d’azienda  di gestire in tempo reale le informazioni con l’ausilio di  strumenti di programmazione e controllo.. Tali informazioni hanno valenza sia di interpretazione  consuntiva degli eventi sia di valutazione prospettica delle azioni che si vuole intraprendere. D’altronde, l’elevata incertezza che caratterizza gli scenari competitivi attuali sta conducendo sempre più aziende verso la ricerca di nuovi strumenti digitali per raggiungere e consolidare i vantaggi competitivi sostenibili.

Il Budget è certamente uno strumento che, se esistono in azienda la disponibilità al cambiamento, un modello organizzativo orientato al cliente, una disponibilità effettiva delle risorse umane sia a cambiare le abitudini sia ad orientarsi verso strumenti informativi tecnologicamente avanzati,  può essere di grandissimo supporto alla direzione aziendale.

Inoltre, è fondamentale favorire in azienda una visione unitaria del processo di programmazione, in quanto solo una concezione integrata degli aspetti strategici ed operativi consente un continuo affinamento delle previsioni. In altri termini, l’implementazione del Budget significa formulare delle previsioni coscienti del fatto che nessuno possiede una “sfera di cristallo” in grado di determinare con esattezza la quantificazione degli eventi futuri e che, perciò, è necessario sia formalizzare degli obiettivi coerenti, controllabili con frequenza assidua, sia analizzare in profondità gli scostamenti, facendo tesoro degli eventuali “errori” commessi in sede previsionale.

Le caratteristiche dei sistemi di Budgeting

Il Budget  è un potente strumento per pianificare e programmare il futuro in funzione di obiettivi ben definiti e di risorse disponibili. Il budget è uno strumento basilare per il controllo direzionale con caratteristiche e finalità ben precise.

Rispetto alle valutazioni ed applicazioni del processo di budgeting inteso come mero e semplice strumento contabile, si ritiene che il budget sia un importantissimo strumento di formazione manageriale delle risorse umane che operano in azienda. La caratteristica tipica del budget deve essere il coinvolgimento  di tutte le aree dell’impresa. Il mancato coinvolgimento anche del personale operativo causa, come conseguenza, la necessità di formulare un bilancio previsionale basato esclusivamente su dati storici, statistiche, stime e congetture, con la ovvia conseguenza di non poter individuare le singole responsabilità della mancata realizzazione delle previsioni.

Di seguito si riportano gli aspetti vitali di un efficace processo di budgeting:

La Business Intelligence per il Budget

La profondità e l’utilità delle informazioni prodotte da un processo di budgeting sono strettamente connesse alla volontà della direzione aziendale di implementare un sistema di Business Intelligence che consenta di indagare le cause dei risultati dell’impresa e determinare la causa-effetto del fenomeno aziendale preso in esame.

In effetti un software di Business intelligence che, non solo garantisca un sistema di processi, strumenti, metodi che facilitino la raccolta organizzata delle informazioni aziendali, per poterle aggregare, analizzare e presentare in forma intuitiva, semplice ed efficace, ma anche permetta in modo efficace e con l’ausilio di algoritmi “intelligenti” l’attività di predictive analytics, cioè una varietà di tecniche statistiche di modellazione predittiva, machine learning e data mining che analizzano i fatti attuali e storici per fare previsioni su eventi futuri.

In altri termini, i software di Business Intelligence possono, quindi, essere considerati quali processi conclusivi dell’architettura dei sistemi informativi; se poi si considera che storicamente le aziende impiegano ingenti risorse umane, tecniche e finanziarie per elaborare dati (circa l’80% del tempo è dedicato all’elaborazione dei dati!), mentre dedicano pochissimo tempo all’analisi per le decisioni (circa il 20% del tempo è dedicato all’analisi dei dati!), è facile intuire quanta importanza assuma la Business Intelligence per modificare il ciclo temporale delle decisioni.

Una recente indagine su un campione significativo di direttori amministrativi e controller italiani, focalizzata sul processo di budgeting, ha fatto emergere che le soluzioni informatiche principalmente utilizzate sono i moduli amministrativi del “gestionale” presente in azienda e, soprattutto, il foglio Excel. La conseguenza pratica è che esistono grandi quantità di dati e più le aziende hanno sistemi informativi attivi, più vanno accumulandosi rapidamente enormi quantità di informazioni. Con una tal mole di dati può apparire, quindi, sorprendente che sia difficile per una direzione aziendale ottenere un quadro chiaro ed esaustivo degli elementi base dell’impresa, quali i livelli delle giacenze, gli ordini evasi rispetto a quelli attesi, i ritardi di consegna, gli scarti, etc.. La mancanza totale o parziale di risposte esaustive è spesso da ricondursi non tanto alla carenza di dati, bensì all’assenza di un’efficace Business Intelligence che sia in grado di trasformare le priorità dell’organizzazione in priorità di tutti; in altri termini, un controllo di gestione avanzato che sia garante di decisioni immediate ed efficaci grazie al controllo di sistemi di valutazione e dei report di funzione, condivisi da tutti gli utenti poiché elaborati con le medesime tecnologie interattive.

Oggi, un buon programma di Business Intelligence, grazie anche alle dinamiche Web, ha il grande pregio di eliminare il limite della “customizzazione” della reportistica che diversi gestionali impongono, con la conseguenza di poter ottimizzare la flessibilità dello strumento in funzione delle esigenze aziendali che continuamente si evolvono. Infatti, ora grazie a strumenti intuitivi e veloci tutti gli operatori aziendali possono in autonomia e quotidianamente analizzare i dati, leggere e diffondere report.

Nei prossimi post, che saranno pubblicati a partire dalla prima settimana di Settembre, verrà presentato un caso aziendale, illustrando una soluzione operativa realizzata da un Sistema di Business Intelligence per la gestione completa del Budget Economico.