Non c’e’ budget senza reporting, non c’e’ reporting senza business intelligence.

Premessa

Fin dall’origine dei sistemi di programmazione e controllo esisteva l’esigenza di impostare meccanismi per realizzare un’efficace attività direzionale, che svolgesse il compito di monitorare i risultati delle scelte strategiche coerenti con gli obiettivi prefissati, con l’organizzazione aziendale e con le risorse di cui si dispone per affrontare un contesto ambientale competitivo.

Nel sistema economico attuale, il continuo mutamento delle condizioni ambientali e l’innovazione tecnologica determinano continue variazioni applicative negli strumenti di programmazione e controllo. Il controllo di gestione ha, quindi, il compito di fornire alla direzione/proprietà dell’impresa le informazioni più corrette e dettagliate possibili circa l’andamento economico, patrimoniale e finanziario della gestione. Tali informazioni hanno valenza sia di interpretazione consuntiva degli eventi sia di valutazione prospettica delle azioni che si vuole intraprendere. D’altronde, l’elevata incertezza che caratterizza gli scenari competitivi attuali sta conducendo sempre più aziende verso la ricerca di nuovi strumenti per raggiungere e consolidare i vantaggi competitivi sostenibili.

Tale imprevedibilità dei mercati e della concorrenza richiede alle aziende la capacità di realizzare, con un accurata compressione dei tempi, strategie complesse coniugando costi limitati e qualità elevata. La globalizzazione dei mercati, l’impiego di tecnologie innovative, l’abbattimento delle barriere spazio-tempo, l’integrazione dei prodotti e servizi incidono in misura sempre maggiore sulle scelte aziendali. In questo contesto il successo di un’azienda è sempre più condizionato, oltre che dalle risorse investite, dalle caratteristiche del mercato in cui essa opera e dal posizionamento della sua offerta correlata a quella dei concorrenti. L’analisi e la corretta valutazione del posizionamento sono quindi essenziali per l’individuazione dell’azione strategica più appropriata. Inoltre, è fondamentale favorire in azienda una visione unitaria del processo di programmazione, in quanto solo una concezione integrata degli aspetti strategici ed operativi consente un continuo affinamento delle previsioni. In altri termini, l’implementazione del budget significa formulare delle previsioni coscienti del fatto che nessuno possiede una “sfera di cristallo” in grado di determinare con esattezza la quantificazione degli eventi futuri e che, perciò, è necessario sia formalizzare degli obiettivi coerenti, controllabili con frequenza, sia analizzare in profondità gli scostamenti, facendo tesoro degli eventuali “errori” commessi in sede previsionale.

Le caratteristiche dei sistemi di Budgeting

Il budget è un potente strumento per pianificare e programmare il futuro in funzione di obiettivi ben definiti e di risorse disponibili. Il budget è uno strumento basilare per il controllo direzionale con caratteristiche e finalità ben precise.

Rispetto alle valutazioni ed applicazioni del processo di budgeting inteso come mero e semplice strumento contabile, si ritiene che il budget sia un importantissimo strumento di formazione manageriale delle risorse umane che operano in azienda. La caratteristica tipica del budget deve essere il coinvolgimento di tutte le aree dell’impresa. Il mancato coinvolgimento anche del personale operativo causa, come conseguenza, la necessità di formulare un bilancio previsionale basato esclusivamente su dati storici, statistiche, stime e congetture, con la ovvia conseguenza di non poter individuare le singole responsabilità della mancata realizzazione delle previsioni.

Quindi, il budget, inteso non come mero strumento di pianificazione contabile e finanziaria, ma come strumento di gestione che alla programmazione economica e finanziaria associa meccanismi di comportamento dei singoli responsabili di funzione, coordinati tra loro ed orientati verso obiettivi comuni. Il successo di una efficace programmazione trova riscontro, perciò, se impostata secondo le caratteristiche riportate di seguito:

Se le suddette caratteristiche e finalità vengono perseguite nel processo di programmazione, allora diventa certamente efficace implementare di conseguenza un sistema di reporting funzionale all’analisi approfondita degli scostamenti.

I sistemi di Reporting

Infatti, il processo di elaborazione del budget alimenta una serie considerevole di comunicazioni e di rapporti gestionali per mezzo dei quali gli organi addetti ai vari livelli di controllo (strategico, direzionale ed operativo) sono tenuti informati circa i risultati della gestione. Cerniera tra il sistema informativo ed il controllo direzionale è il reporting, cioè l’insieme ordinato di resoconti, documenti e prospetti con cui il management acquisisce le informazioni necessarie ad un periodico confronto tra obiettivi e consuntivi; quindi il reporting, da un lato, rileva nei tempi e nei modi dovuti l’allineamento dei corsi d’azione con predefiniti programmi, dall’altro costituisce il supporto informativo per una valutazione delle prestazioni manageriali. Il reporting è per sua natura informativo e deve rilevare con tempestività il sorgere di problemi nelle aree critiche della gestione, ma, per essere orientato alla valutazione delle performance, deve anche essere impostato secondo le responsabilità nel conseguimento degli obiettivi; lo strumento del reporting può, quindi, essere considerato come il processo di comunicazione aziendale dell’informazione prodotta dalle procedure di controllo per la direzione, poiché senza il reporting la grande quantità di dati raccolta attraverso gli svolgimenti delle contabilità aziendali e delle attività di programmazione risulterebbe indisponibile per l’interpretazione o sarebbe comunque accessibile a pochi.

L’obiettivo del reporting può, quindi, essere sintetizzato nel dare adeguata rappresentazione ai dati aziendali in prospetti, tavole, schemi, diagrammi e grafici utili per la trasmissione delle informazioni e per la loro interpretazione; un aspetto sostanziale di questo processo è la motivazione alla lettura delle informazioni che il reporting deve essere in grado di suscitare nei suoi destinatari.

E’ opportuno precisare che il reporting può risultare di diversa caratteristica a seconda del suo contenuto:

E’ fuori di dubbio che la reportistica studiata ed individuata dal controller deve presentare alcune caratteristiche fondamentali quali l’attendibilità delle informazioni, la facilità di lettura e la tempestività con la quale le informazioni devono essere rese disponibili.

Ottenere il massimo da quello che esiste significa sfruttarne tutte le potenzialità e le opportunità, il che si può raggiungere solo attraverso il miglior uso possibile dei dati e delle informazioni disponibili. Ecco che allora diventano sempre più importanti per migliorare la competitività delle aziende l’analisi e la conoscenza approfondita delle diverse aree aziendali, attraverso l’uso, ad esempio, delle tecniche di data warehousing, cioè di software gestionali integrati, e delle applicazioni di Business Intelligence.

I sistemi di reporting devono consentire una profonda analisi degli scostamenti tra le informazioni dei differenti budget e gli effettivi risultati conseguiti, al fine di evidenziare gli eventuali scostamenti, analizzarne le cause ed individuare le azioni necessarie per riportare i risultati effettivi in linea con gli obiettivi preventivati. Lo scopo fondamentale dell’analisi degli scostamenti è quello di supportare il processo decisionale della direzione/proprietà, per cui il ruolo del controller, responsabile del budget, è importante anche per approfondire le indagini sulle cause generatrici degli scostamenti. L’elaborazione e l’analisi degli scostamenti hanno, quindi, un ruolo particolarmente importante per il controllo direzionale, poiché tanto più sarà incisiva la lettura degli scostamenti, quanto più sarà efficace l’applicazione della tecnica del budget inteso come strumento di gestione in grado di associare i meccanismi di comportamento dei responsabili di funzione, coordinarli tra loro e dirigerli verso obiettivi aziendali soddisfacenti.

Per l’analisi delle performance aziendali, in genere, si assume inizialmente uno scostamento complessivo che rappresenta l’ammontare globale della differenza tra il valore effettivo ed il valore contenuto nel budget. Tale valore rappresenta la somma algebrica di tutte le variazioni sia positive che negative derivanti dagli scostamenti elementari.

Gli scostamenti elementari, a loro volta, possono essere rappresentati da:

La Business Intelligence per il Budget e per il Reporting

La profondità e l’utilità delle informazioni prodotte da un processo di programmazione e di reporting sono strettamente connesse alla volontà della direzione aziendale di implementare un sistema di Business Intelligence che consenta di indagare le cause dei risultati dell’impresa e determinare la causa-effetto del fenomeno aziendale preso in esame.

Infatti, la Business Intelligence altro non è che un sistema di processi, strumenti, metodi che facilitano la raccolta organizzata delle informazioni aziendali, per poterle aggregare, analizzare e presentare in forma intuitiva, semplice ed efficace. In altri termini, la Business Intelligence può, quindi, essere considerata quale processo conclusivo dell’architettura dei sistemi informativi; infatti, sarebbe assurdo pensare di dover processare manualmente la mole enorme di dati che le aziende producono e non ricorrere all’automazione dell’aggregazione e dei calcoli analitici dei medesimi. Se poi si considera che storicamente le aziende impiegano ingenti risorse umane, tecniche e finanziarie per elaborare dati (circa l’80% del tempo è dedicato all’elaborazione dei dati!), mentre dedicano pochissimo tempo all’analisi per le decisioni (circa il 20% del tempo è dedicato all’analisi dei dati!), è facile intuire quanta importanza assuma la Business Intelligence per modificare il ciclo temporale delle decisioni.

L’efficacia dell’applicazione della Business Intelligence è strettamente legata al fatto che questa non ricorre più esclusivamente all’utilizzo di dati contabili, ma permette di creare ed utilizzare indicatori di provenienza extracontabile sempre più utili e rappresentativi del reale andamento aziendale. I sistemi di origine dei dati elementari sono costituiti dai sistemi gestionali ed amministrativo-contabili di tipo ERP o tradizionali, dai sistemi web e da tutti gli altri Sistemi Informativi formali di tipo operativo. I dati elementari contenuti in questi sistemi sono, successivamente, estratti, rivisitati per eliminare eventuali inconsistenze ed incongruenze, arricchiti con dati aggiuntivi utili per il processo di controllo, di analisi e di supporto alle decisioni della direzione aziendale.

Una recente indagine su un campione significativo di direttori amministrativi e controller italiani, focalizzata sul processo di budgeting, ha fatto emergere che le soluzioni informatiche principalmente utilizzate sono i moduli amministrativi del “gestionale” presente in azienda e, soprattutto, il foglio Excel. La conseguenza pratica è che esistono grandi quantità di dati e più le aziende hanno sistemi informativi attivi, più vanno accumulandosi rapidamente enormi quantità di informazioni. Con una tal mole di dati può apparire, quindi, sorprendente che sia difficile per una direzione aziendale ottenere un quadro chiaro ed esaustivo degli elementi base dell’impresa, quali i livelli delle giacenze, gli ordini evasi rispetto a quelli attesi, i ritardi di consegna, gli scarti, etc.. La mancanza totale o parziale di risposte esaustive è spesso da ricondursi non tanto alla carenza di dati, bensì all’assenza di un’efficace Business Intelligence che sia in grado di trasformare le priorità dell’organizzazione in priorità di tutti; in altri termini, un controllo di gestione avanzato che sia garante di decisioni immediate ed efficaci grazie al controllo di sistemi di valutazione e dei report di funzione, condivisi da tutti gli utenti poiché elaborati con le medesime tecnologie interattive.

I grafici e le metriche espressi dal sistema di Business Intelligence permettono di desumere con immediatezza quale sia l’andamento dell’intera azienda e di particolari funzioni aziendali. Il successo aziendale dipende dalla capacità delle singole realtà di operare in maniera più semplice e assumere decisioni e perfezionare strategie nell’arco del più breve tempo possibile. Le soluzioni di Business Intelligence devono essere perfettamente integrate con l’infrastruttura di elaborazione dell’azienda. La Business Intelligence, alcuni anni fa era il dominio dei programmatori che si occupavano di estrarre i dati, elaborarli e fornire report alle direzioni aziendali.

Oggi, un buon programma di Business Intelligence, grazie anche alle dinamiche Web, ha il grande pregio di eliminare il limite della “customizzazione” della reportistica che diversi gestionali impongono, con la conseguenza di poter ottimizzare la flessibilità dello strumento in funzione delle esigenze aziendali che continuamente si evolvono. Infatti, ora grazie a strumenti intuitivi e veloci tutti gli operatori aziendali possono in autonomia e quotidianamente analizzare i dati, leggere e diffondere report.

Di seguito si mostrano, con riferimento ad un caso reale, le potenzialità di un sistema di Business Intelligence progettato e realizzato per le PMI, presentando con particolare attenzione il sostegno che la Business Intelligence presta per superare le difficoltà aziendali ad elaborare il budget raccogliendo qualsiasi dato utile presente in azienda ed archiviandolo ed organizzandolo per una lettura facilitata ed immediata, con un aggiornamento costante e continuo.

Il Caso ABC s.r.l.

ABC s.r.l. è un’azienda di piccole dimensioni con sede in Italia e da oltre 30 anni opera nel settore della produzione di piattaforme aereo semoventi, contraddistinta da un importante grado di internazionalizzazione.

La società ABC srl ha implementato da un paio di anni un sistema di Business Intelligence per la gestione dei dati, attivando a tutti i livelli funzionali dell’impresa un sistema di “alert”, in modo tale che i differenti responsabili di funzione ricevano un report con i dati di loro interesse e da monitorare: ad esempio, per la gestione dello stock il report giornaliero con l’evidenziazione del “negativi di magazzino” e dei “materiali non valorizzati”, per monitorare le anomalie del magazzino; per l’area acquisti gli ordini fornitori, etc., per la direzione l’entrata ordini ed il portafoglio ordini, etc..

La società ABC s.r.l. effettua una programmazione annuale la cui realizzazione è gestita su un diagramma di Gantt. La gestione delle tempistiche relative alle varie attività degli attori del processo di budgeting è fondamentale per la riuscita del progetto (Project Management). Un sistema di budgeting efficace è in grado di fotografare in qualsiasi momento lo stato del progetto e di gestire una messaggistica interna al fine di coinvolgere tutti i responsabili a fornire le informazioni di competenza nei tempi previsti.

Il processo di budgeting viene gestito direttamente da un sistema di Business Intelligence in grado di fornire due vantaggi essenziali.

Altrettanto importante per il successo di un sistema di budgeting è aver chiaro la struttura del medesimo e la documentazione a supporto. Per tale motivo è fortemente consigliabile adottare un sistema di Business Intelligence in gradi garantire il recupero e la navigazione della documentazione relativa al budget sia in fase di costruzione, sia durante l'anno.

Di seguito si mostra il recupero immediato della documentazione ottenuto con uno strumento di business intelligence, guidato da una struttura ad albero nidificata.

Di seguito si mostrano alcuni flowchart ed alcuni dashboard utilizzati presso la società ABC s.r.l. per raccogliere, analizzare e condividere i dati aziendali. Il sistema colleziona e aggrega i dati archiviandoli in un contenitore centralizzato. I dati in questo contenitore vengono, quindi, letti ed interpretati dallo strumento di Business Intelligence proponendoli per una visione semplificata ed organizzata; il tutto con la finalità di evitare che il processo di budgeting sia passivo e per nulla reattivo, ma, piuttosto, renderlo flessibile ed in grado di predisporre azioni di miglioramento.

Il Budgeting Budget Vendite

Informazioni Storiche/Statistiche

Per agevolare la realizzazione del budget delle vendite lo strumento di Business Intelligence garantisce la possibilità di effettuare interrogazioni ed avere informazioni di vendita storiche con il massimo dettaglio e mediante interfaccia grafica (modalità Mappa Geografica, dimensione Mondo). Così strutturato il sistema permette ai singoli area manager di addentrarsi nella propria area geografica di pertinenza e, con un semplice click sulla nazione interessata, conoscere in tempo reale tutte le informazioni di vendita ad essa attinente.

Ovviamente, è possibile raggiungere il dettaglio locale che interessa, ad esempio come di seguito mostrato l’Italia suddivisa per provincia, con una legenda di colori che esprime in KEur il fatturato realizzato. I vantaggi evidenti possono essere riassunti nei punti che seguono:

Inserimento Budget

La costruzione del budget può realizzarsi con due modalità, tra loro complementari:

Ovviamente nulla vieta anche di decidere di avere solo l’approccio Bottom-Up, ottenendo la versione raggruppata come somma dei vari budget agenti. La società ABC s.r.l. applica una versione “Bottom-Up” di dettaglio poiché essa garantisce:

Da ultimo l’estensione al parco agenti di parte del sistema di Business Intelligence in fase di Budget, consente poi in corso d’anno di implementare col medesimo canale altri servizi finalizzati all’aumento della produttività aziendale, come, nell’esempio sottostante, fornire la reportistica e l’analisi degli scostamenti direttamente nel portale agente e consentire anche in futuro, ad esempio, l’inserimento e la gestione degli ordini via web.

Nel caso sopracitato, sono evidenti i vantaggi dello strumento di Business Intelligence, così riassumibili:

dare uno strumento che sia anche di simulazione è stato introdotto un sensore di “What if Analysis”. In altri termini, per ottimizzare il mix e per verificare l'impatto delle politiche di vendita si può utilizzare questo strumento simulativo, a qualsiasi livello di profondità (approccio top-down o bottom-up) del processo di budgeting. Ne derivano vantaggi evidenti cosi riassumibili: 

Budget Produzione

Il budget produzione costituisce per la società ABC s.r.l. il passaggio logico successivo al budget vendite e da questo viene alimentato in termini di piano mensile di prodotti finiti da immettere sul mercato. Il problema risiede nel coniugare esigenze opposte, ovvero:

Considerando che la domanda del mercato non è lineare, si tratta di capire quanto è possibile variabilizzare la disponibilità di manodpera diretta, ricorrendo allo straordinario oppure valutando l’impiego di risorse esterne, sempre con una attenta valutazione sull’impatto economico e di qualità del prodotto di tali operazioni.

Occorre, peraltro, considerare che una logica Just in Time mette sotto stress l’intero sistema produttivo facendo emergere drammaticamente le sacche di inefficienza della catena del processo produttivo, costituendo una formidabile leva per il miglioramento continuo, ma al contempo un grosso rischio in termini di rispetto dei tempi di consegna. Anche a tale scopo un budget che gestisca anche fattori di rischio può dare al management la possibilità di scelte più consapevoli.

Standard Produttivi

La societa ABC s.r.l. ha nella manodopera diretta il principale vincolo produttivo, pertanto risulta fondamentale la tabella degli standard derivata dal consuntivo storico delle tempistiche uomo per macchine analoghe. La presenza della deviazione standard consente di assegnare un intervallo di incertezza che permette di avere una misura del rischio che l’azienda si assume.

Lo strumento di Business Intelligence descritto nella figura di cui sopra evidenzia alcuni importanti vantaggi che è importante sottolineare:

In questo contesto non si è considerato il Tempo di Attraversamento di ogni singola macchina, ipotizzando di risolvere la produzione entro il mese di inizio, giocando sulla disponibilità ad oltranza della manodopera su ogni singola macchina fino al completamento. Tuttavia, modelli più sofisticati possono prevedere una fase di costruzione che travalichi il singolo mese.

Input Produzione

Il budget di produzione consiste nel definire mese per mese le macchine da produrre.

Anche graficamente si può notare la quantità venduta e prodotta mese per mese.

I vantaggi principali sono così riassumibili:

Output Manodopera Diretta

Le informazioni di cui sopra determinano in modo immediato il fabbisogno ed il costo della manodopera diretta, una volta definiti:

Anche graficamente:

Budget Magazzini
Output Livello Stock Finiti
Inoltre il livello del magazzino finiti mostra la dinamica in k€ del valore “congelato” a magazzino

Output Livello Stock Materie Prime

Nel caso specifico una analisi di dettaglio è stata posta in essere con la finalità di contenere il livello del magazzino componentistica, dando un feedback di budget a livello di mix di vendita e di produzione. Note le distinte basi della varie macchine, la logica è stata quella di determinare il mix ottimale di prodotti finiti allo scopo di sfruttare il più possibile le scorte esistenti di materie prime, riducendo al minimo la necessità di nuovi acquisti. Il risultato della simulazione ha permesso di rettificare il mix di vendita, anche rendendo necessarie politiche promozionali, raggiungendo l’obiettivo previsionale di riduzione delle scorte nel corso dell’esercizio. Si è pensato ad una dashboard riassuntiva che riporti:

Budget Overhead
La parte di costi indiretti di produzione (personale indiretto, manutenzioni, ammortamenti, ..),commerciali (fiere, pubblicità, promozioni, ...) e amministrativi (interessi, tasse, …) vengono determinati da ogni responsabile per competenza di costo sulla base di:

Il Reporting Analisi Scostamenti

Dashboard Riassuntivo

L’analisi degli scostamenti si realizza mediante dashboard riassuntivi che d’impatto diano la visione dell’andamento rispetto al target, ma al contempo forniscano con immediatezza la possibilità di aprire e navigare il dato sino al livello del documento contabile. Nell’esempio sotto si analizzano gli scostamenti del Fatturato Piattaforme per i primi 5 mesi consuntivi dell’esercizio. Il riquadro principale mostra il trend mensile, con il totale dei 5 mesi in alto e con la visione dell’intero esercizio in termini di Budget e Anno Precedente.

Dalla colonna di destra si percepisce immediatamente, anche grazie alla colorazione della barra, lo scostamento complessivo YTD (progressivo) rispetto al Budget ed all’anno precedente, sia in termini assoluti che percentuali. Dalla colonna di destra, riquadro in basso, lo scostamento complessivo (DTot) rispetto al budget in termini di valore assoluto (K€) viene decomposto nelle principali varianti, nel caso specifico:

La funzionalità di Drill Down consente di cliccare sulle diverse colonne accedendo ad un livello informativo più profondo e dettagliato.

Analisi Varianti PTV

In particolare l’analisi varianti PTV conduce ad una struttura di dettaglio che consente di investigare il dettaglio dell’analisi ed individuare in modo immediato le ragioni delle varianti.

Curva dei Margini

Questa analisi focalizza l’attenzione sulla costruzione del fatturato e del margine progressivi sulla base delle combinazioni prodotto -cliente allo scopo di isolare le situazione critiche che potenzialmente possono essere rimosse migliorando la marginalità aziendale. 

CONCLUSIONI

Casi Notevoli

Per concentrare l’attenzione sulle casistiche negative senza dovere scorrere a mano i singoli scostamenti, è possibile avvalersi dello strumento dei “Casi Notevoli”, mediante il quale vengono portate alla luce le situazioni più critiche in relazione ad obiettivi predefiniti. Ad esempio in termini di marginalità fattura per fattura, oppure in termini di scostamento rispetto al Budget dei costi conto per conto, etc …. La suddetta analisi è integrata da un sistema di reportistica pdf che è veicolata in tempo reale automaticamente via mail direttamente ai responsabili interessati all’anomalia.