La semplificazione efficace dei processi di controllo aziendale

Nel mercato contemporaneo, dove la parola d’ordine è iper-competitività, verticale ed orizzontale, giocano un ruolo decisivo la ricerca frenetica del prezzo e della diversificazione delle richieste che mettono a dura prova l’intero sistema produttivo nazionale e le imprese che ne fanno parte. E’ per questo che è indispensabile semplificare, efficientare e informatizzare i processi di controllo aziendale, perché la semplificazione porta alla tempestività e quindi all’efficacia e alla qualità decisionale.

In un sistema / mercato veloce, frenetico e in continuo mutamento le imprese dotate di un sistema di controllo complicato e complesso, finalizzato alla chiusura del “Conto economico contabile aggregato” e al successivo commento dei risultati, si pongono in una posizione di svantaggio competitivo rispetto alla necessaria tempestività decisionale.

L’impresa dovrà dunque cambiare impostazione e dedicare un tempo maggiore alla ricerca delle motivazioni che hanno scaturito i risultati e alla successiva pianificazione strategica perché la qualità dell’informazione non è commisurata alla quantità delle tabelle e dei grafici, ma alla semplicità, alla tempestività e alla usufruibilità dei dati stessi.

Nel percorso di analisi che l’azienda intraprenderà come primo step dovrà lavorare sull’individuazione delle principali cause, “quelle determinati”, quelle con elevato impatto sulla generazione degli effetti stessi. Per fare un esempio “redditività e flusso finanziario atteso” è per natura, una conseguenza, un effetto e un risultato di un mix di cause che nascono e prendono forma dall’intera struttura organizzativa. I reports di origine statica, consuntiva e articolata che nel tempo siamo abituati a veder elaborare, mettono in evidenza i “risultati” espressi in molteplici forme e diversificate modalità tralasciando, per sua natura e per sua finalità, l’individuazione delle “cause” che li generano.

Il controllo di gestione può essere un valido strumento?

Alla luce delle necessità sopra descritte assume sempre più importanza un sistema di controllo di gestione evoluto, semplice, dinamico e tempestivo che, con il sostegno della tecnologia, sia strumento per disegnare e definire un contesto organizzativo più lineare, efficiente e semplice nei singoli processi.

Il Controllo di Gestione non è un’attività tipica della grande impresa, ma appartiene di diritto a tutto il mondo delle imprese. Ogni azienda dovrà commisurarlo alle proprie dimensioni strutturando un sistema “semplice e diretto” finalizzato alla generazione dei dati essenziali che determinano gli effetti della gestione. Non si può ipotizzare un sistema di controllo di gestione standardizzato valevole per tutti e per tutto. Il sistema adottato deve essere semplice, dinamico informatizzato e basato sulla logica dell’analisi di alcuni elementi chiave per la determinazione dell’efficienza e dell’economicità aziendale.

L’era della quarta rivoluzione industriale si è ormai aperta, con Industria 4.0 il mondo delle imprese deve fare i conti prima di tutto con velocità, prontezza e semplicità nella gestione sia dei dati che dei processi. È, dunque, importante definire i punti chiave e analizzarli per gradi e proseguire nel processo di semplificazione che, partendo dall’analisi, dovrà toccare tutti i livelli dell’organizzazione e degli elementi, tecnici e non, che la contraddistinguono.

Alla base del processo di analisi fondato sulla semplificazione, aiutato anche dall’avvento delle nuove tecnologie e della digitalizzazione dei processi di controllo, si ipotizza un principio semplice conosciuto anche come “legge dell’80-20” o “analisi ABC” che esprime il concetto che “La maggior parte degli effetti è dovuta a un numero ristretto di cause”.

La regola dell’80-20 prende il nome da Vilfredo Pareto, un famoso economista italiano che cercò di provare come la ricchezza non fosse equamente distribuita tra le persone ma si ripartisse sempre secondo un modello di distribuzione ben preciso “in pochi possedevano molto”. Questo principio può avere diverse applicazioni pratiche in diversi settori: economia, l’80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione: informatica, l’80% degli errori di codifica è riconducibile al 20% dei moduli; l’80% dei visitatori di un sito vede solo il 20% delle pagine; ed altri.

Proviamo in questa sede a contestualizzarlo alle tematiche di nostro interesse e ad applicarlo all’azienda e nello specifico al processo di semplificazione dei processi di controllo aziendale al fine di predisporre un sistema semplice, dinamico e tempestivo che generi il dato essenziale. Si può affermare che l’80% dei costi è generato dal 20% delle attività, che l’80% del valore del magazzino è determinato dal 20% degli articoli totali o che l’80% del fatturato è garantito dal 20% dei clienti?

Per dare una risposta alle nostre domande possiamo predisporre un’analisi semplificata diretta agli elementi essenziali e, con il supporto della tecnologia, intraprendere un processo di semplificazione ed efficientamento della struttura aziendale di supporto al processo decisionale nel rispetto del rapporto costi/benefici/tempestività/utilità.

Conoscere le “cause” può indirizzare gli “effetti” e disegnare e successivamente costruire un contesto organizzato che possa competere nel mercato attuale e reagire alle turbolenze dello stesso. Il tutto dovrà essere rivolto alla creazione del valore non solo da trasferire al cliente “di turno” ma principalmente da trattenere in azienda.